Le fasi

1. Fase preliminare

Nella prima fase del processo di Audit l’organizzazione deve inviare all’Ente di certificazione, il documento di impegno, debitamente compilato e firmato dal rappresentante legale. Inoltre identificare l’area dell’organizzazione cui applicare il processo di Audit ed individuare e stipulare il contratto con un consulente scelto dal registro pubblico.

All’organizzazione, dopo aver sottoscritto e inviato il documento di impegno, compete inoltre il compito di compilare il documento Informazioni sull’organizzazione e compilare il Modello di rilevazione dati.

Per le organizzazioni di piccole dimensioni, la compilazione di questi due documenti può essere svolta eventualmente con l’ausilio del consulente.

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2. Il processo nell'organizzazione

Il primo passo del processo dell’Audit è il workshop con il gruppo di lavoro della direzione, moderato dal consulente; dalla data di effettuazione di questo workshop decorrono i 6 mesi entro cui concludere il processo. La conclusione di tale periodo del processo coincide con l’invio al Consiglio dell’Audit del Rapporto di valutazione tramite l’utilizzo della piattaforma informatica.

Gli obiettivi del workshop sono:

a) informare la direzione dei contenuti e delle fasi del processo di Audit;

b) definire gli obiettivi perseguiti dall’organizzazione tramite l’implementazione del processo di Audit;

c) formalizzare l’inserimento della politica della conciliazione nella strategia complessiva dell’organizzazione;

d) identificare e chiarire i punti di forza e le particolarità dell’organizzazione, i campi di azione più rilevanti e gli eventuali ostacoli al processo;

e) formalizzare le modalità di comunicazione interna del processo;

f) individuare i partecipanti al gruppo di lavoro dell’Audit o quantomeno identificarne i profili;

g) definire la tempistica ed individuare il referente interno dell’Audit;

h) richiedere e, se già possibile, raccogliere dati, statistiche, documenti e qualsiasi altro materiale e informazione utili al processo di Audit (per esempio documenti di politica, presentazione aziendale, organigramma, codici di comportamento, statistiche anche di genere, ecc.).

Del workshop viene elaborato un Protocollo. La stesura compete al consulente.

Il secondo passo del processo di Audit è il workshop con il gruppo interno, anch’esso moderato dal consulente. La sua durata è variabile in funzione della complessità e ampiezza dell’organizzazione; la durata minima non può essere inferiore a ½ giornata. Il workshop può essere svolto anche in più sessioni.

Nel corso del workshop:

a) viene effettuata un’analisi della politica e delle iniziative già esistenti nell’organizzazione nel campo della conciliazione famiglia-lavoro;

b) sono individuati gli obiettivi per migliorare la politica di conciliazione tra famiglia e lavoro dell’organizzazione;

c) sono individuate le attività ritenute necessarie per il raggiungimento degli obiettivi individuati;

d) vengono delineati i risultati attesi;

e) viene redatta una proposta di Piano delle attività contenente obiettivi, attività programmate, responsabilità, risultati attesi, tempistica e, dove possibile, il relativo budget.

Dello svolgimento del/i workshop deve essere elaborato un Protocollo. La stesura compete al consulente.

Il terzo passo prevede il workshop finale, durante il quale il consulente presenta al gruppo di lavoro della direzione la proposta di Piano delle attività, al fine di discutere sugli obiettivi e azioni individuate dal gruppo di lavoro interno dell’Audit e formalizzate nel Piano.

Al workshop finale può essere invitato il gruppo di lavoro interno o alcuni suoi componenti se la direzione lo ritiene opportuno. Il Piano delle attività così approvato e/o modificato viene sottoscritto dal rappresentante legale.

Nel Piano delle attività l’organizzazione definisce anche la durata della fase di attuazione delle azioni, 3 anni, e di conseguenza decide la durata del processo per l’ottenimento del certificato-finale.

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3. La valutazione

Approvato il Piano delle attività, l’organizzazione deve:

a) individuare e stipulare il contratto con un valutatore scelto dal registro pubblico;

b) definire con il valutatore la data di effettuazione della valutazione, tale da consentirgli la raccolta della documentazione richiesta nel processo di Audit.

Il referente interno dell’Audit invia al valutatore i documenti entro 3 settimane dalla data di inizio del processo di valutazione, in formato elettronico utilizzando l’apposito portale dell’Audit.

I documenti da caricare sul portale sono:

a) Piano delle attività definitivo;

b) Documento di impegno ;

c) Informazioni sull’organizzazione ;

d) Modello di rilevazione dati;

e) tutti i protocolli dei workshop con il gruppo di lavoro della direzione e con il gruppo di lavoro interno;

f) dati, statistiche, documenti e qualsiasi altro materiale e informazione utili all’Audit: per esempio i documenti di politica, presentazione aziendale, organigramma, codici di comportamento, ecc.

E’ compito del valutatore verificare e ritirare presso l’organizzazione le versioni originali dei suddetti documenti.

Il processo di valutazione ha l’obiettivo di:

a) verificare la realizzazione dei requisiti che l’organizzazione deve ottemperare per la certificazione (cfr. capitolo 6);

b) verificare se gli obiettivi e i provvedimenti di miglioramento individuati nello svolgimento del processo di Audit sono realistici, fattibili ed efficaci per accrescere la conciliazione famiglia e lavoro dell’organizzazione.

Il processo di valutazione si realizza:

a) tramite una raccolta di evidenze oggettive di quanto emerso nei vari workshop; le attività di verifica sono eseguite a campione;

b) tramite incontri e interviste con i rappresentanti della direzione, con i membri dei gruppi di lavoro dell’Audit e con altri rappresentanti delle diverse categorie di collaboratori;

c) tramite una verifica puntuale di tutta la documentazione in originale realizzata dal processo di Audit e quella inserita nella piattaforma dell’Audit;

d) tramite la verifica, con la direzione, del Piano delle attività e, se ritenuto necessario, tramite la ridefinizione delle azioni e degli obiettivi.

Se in questa fase emergono anomalie tali da non permettere una valutazione positiva del processo, l’organizzazione ha 4 settimane di tempo per intervenire e/o integrare la documentazione e richiedere al valutatore una nuova verifica. Al termine del processo di valutazione, il valutatore elabora ed invia al Consiglio dell’Audit il Rapporto di valutazione; l’invio avviene in forma elettronica, utilizzando l’apposito portale dell’Audit. Il processo di valutazione, dalla data della visita all’invio del Rapporto di valutazione al Consiglio dell’Audit, non deve superare la durata di 3 settimane.

Con l’invio al Consiglio dell’Audit del Rapporto di valutazione tramite l’utilizzo della piattaforma informatica si conclude la prima fase del processo Audit nell’organizzazione, che inizia con la data del workshop con il gruppo di lavoro della direzione e deve realizzarsi in un arco temporale di 6 mesi.

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4. La certificazione di base

Nel corso dei periodici incontri del Consiglio dell’Audit, il valutatore consegna la documentazione cartacea in originale (il Rapporto di valutazione e la documentazione correlata) ed espone al Consiglio l’esito della valutazione. Per il riconoscimento del certificato-base (vale anche per il certificato-finale), il Consiglio dell’Audit – con la presenza di almeno il 70% dei suoi componenti – analizza la documentazione e prende atto di quanto riportato dal valutatore riconoscendo il certificato in presenza del parere positivo della maggioranza dei presenti.

Il riconoscimento del certificato-base attesta che l’organizzazione ha svolto un corretto processo di Audit ed ha individuato obiettivi e azioni efficaci per sviluppare e migliorare la propria politica di conciliazione famiglia e lavoro.

Il Consiglio dell’Audit, tramite la struttura amministrativa competente, comunica in forma scritta all’organizzazione l’esito della valutazione, segnalando eventuali raccomandazioni e proposte migliorative. Il Consiglio dell’Audit, in presenza di parere non positivo oppure là dove si ritiene necessaria un’integrazione di informazioni o documenti, richiede all’organizzazione l’invio di un’integrazione scritta entro 4 settimane. La valutazione dell’integrazione da parte del Consiglio dell’Audit avviene secondo le modalità decise dal Consiglio e può portare al riconoscimento del certificato base oppure al definitivo parere negativo. In questo caso, per ottenere il certificato-base, l’organizzazione deve ripetere l’intero processo di Audit.

L’Ente di certificazione provvede a consegnare all’organizzazione il certificato base, con le modalità concordate con la stessa, ed inserisce quindi l’organizzazione nel registro pubblico delle organizzazioni in possesso del certificato-base.

L’organizzazione si impegna ad informare tutti i collaboratori sul processo di Audit e provvede altresì ad informare costantemente i collaboratori sullo stato di implementazione dei provvedimenti: questo aspetto è oggetto di verifica da parte del valutatore.

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5. La fase attuativa delle misure di conciliazione

L’organizzazione deve inviare annualmente al valutatore, entro i 3 mesi successivi alla scadenza annuale della data di rilascio del certificato-base, l’aggiornamento del Piano delle attività.

Il valutatore esamina e valuta l’aggiornamento del Piano delle attività e contestualmente compie una verifica presso l’organizzazione. Quindi trasmette l’aggiornamento del Piano delle attività e un documento contenente le proprie considerazioni al Consiglio dell’Audit, il quale esprime un parere sullo stato di avanzamento del Piano delle attività dell’organizzazione.

Per la 3° annualità non è, infatti, necessario elaborare l’aggiornamento annuale in quanto è previsto il workshop di verifica finale con il relativo Protocollo. L’aggiornamento deve presentare, per ciascun obiettivo e rispettive azioni, lo stato di attuazione, l’eventuale realizzazione oppure non realizzazione con la relativa motivazione, il tutto nel quadro delle evidenze raccolte durante le verifiche effettuate nell’organizzazione con periodicità annuale.

Nel documento devono essere presentati anche eventuali nuovi obiettivi e attività individuate dall’organizzazione ad integrazione di quanto già definito. Il mancato invio al valutatore dell’aggiornamento entro 3 mesi dopo il termine annuale, oppure l’invio di un documento valutato non sufficiente dal valutatore oppure dal Consiglio dell’Audit senza un’opportuna integrazione, comporta il ritiro da parte del Consiglio dell’Audit del certificato-base.

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6. La certificazione finale

Il riconoscimento del certificato-finale attesta che l’organizzazione ha attuato un’efficace politica organizzativa e gestionale dei processi lavorativi centrata sui bisogni ed attese del proprio personale, realizzando in particolare una serie di azioni che consentono una migliore conciliazione tra famiglia e lavoro. Entro la fine del 3° anno dalla data di riconoscimento del certificato-base, a seconda dell’opzione scelta dall’organizzazione, essa ha quattro possibili alternative:

a) ottenere il certificato-finale, che avrà validità di un anno;

b) la ricertificazione: ottenere il certificato-finale e ripetere il processo di Audit, mantenendo così il certificato-finale per altri 3 anni;

c) il mantenimento: ottenere il certificato-finale e mantenerlo per altri 3 anni senza ripetere il processo, impegnandosi però a garantire – fornendo annualmente l’aggiornamento del Piano delle attività - il livello di conciliazione famiglia e lavoro raggiunto con il certificato-finale;

d) non concludere il processo di Audit per il conseguimento del certificato finale; in tal caso il certificato-base decade.

Nel caso a) l’organizzazione decide di sottoporre a valutazione quanto realizzato sulla base degli obiettivi e delle misure contenuti nel Piano delle attività e richiede il riconoscimento del certificato-finale, senza però intraprendere un nuovo ciclo di Audit. In questo caso il certificato-finale è valido solamente per 1 anno; anche l’utilizzo del marchio è permesso solamente per 1 anno.

Nel caso b) l’organizzazione decide di sottoporre a valutazione quanto realizzato sulla base degli obiettivi e delle misure contenuti nel Piano delle attività, richiede il riconoscimento del certificato-finale e riattiva un nuovo ciclo di Audit triennale. In questo caso la validità del certificato-finale e l’utilizzo del marchio proseguono per 3 anni, fino alla prossima valutazione. Nel caso c) l’organizzazione decide di sottoporre a valutazione quanto realizzato sulla base degli obiettivi e delle misure contenuti nel Piano delle attività, richiede il riconoscimento del certificato-finale, ma non riattiva un nuovo ciclo di Audit. In questo caso la validità del certificato-finale e l’utilizzo del marchio proseguono per 3 anni solamente se l’organizzazione dimostra di mantenere il livello di conciliazione raggiunto tramite il processo di Audit.

Questa opzione può essere applicata dalle organizzazioni di piccole dimensioni e comunque da quelle organizzazioni che non possono garantire un costante processo di miglioramento delle politiche di conciliazione, ma che hanno raggiunto, tramite l’efficace applicazione del processo di Audit, un elevato standard e intendono garantirne il mantenimento nel tempo. Nel caso d) l’organizzazione comunica all’Ente di certificazione la rinuncia al certificato-base ed all’utilizzo del marchio.

 

Family_Audit_certificato_base.pdf 770,39 kB

 

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